Pregunta
Muchas bibliotecas usan DSpace. Dicen que ofrece varias facilidades para
definir vocabularios, pero no estoy seguro de si es útil para definir
permisos cuando los documentos son privados.
Para cantidades pequeñas de documentos yo he usado Plone4 con el módulo
document viewer.
Respuesta
El término "gestión documental" es bastante nebuloso, y es fácil
apuntar distintas soluciones al mismo problema. Sí, yo vi el primer
mensaje del hilo, y pensé de inmediato, ¡EPrints!
EPrints y DSpace llenan +- el mismo nicho ecológico — la creación de
repositorios de documentos cosechables bajo el estándar OAI-PMH. Entre
la gente de ciencias de la información/bibliotecología, este es *el*
camino. Te asegura descubribilidad, indexabilidad, y te facilita
muchos flujos de trabajo. Cada uno de tus documentos tendrá el
equivalente a una ficha bibliográfica completa. Puedes asomarte a un
par de ejemplos del sistema resultante: El EPrints que yo administro,
en:
http://adf.ly/1fB1Vu
Y hay varios otros repositorios basados en DSpace en mi universidad,
en una red de acervos que hemos ido creando y cuidando desde hace
varios años:
http://adf.ly/1fB1Xp
Algunos repositorios ejemplo en DSpace:
http://adf.ly/1fB1aK
http://adf.ly/1fB1ct
http://adf.ly/1fB1g5
http://adf.ly/1fB1jA
Te presento estos varios ejemplos para ilustrar más claramente de lo
que tratan estos sistemas.
Podrías, sí, emplear un Plone o cualquier otro
CMS para hacer esto. Sin embargo, emplear estos programas te asegura
que estás siguiendo estándares internacionales para la catalogación de
tu información y que estás empleando un sistema consistentemente
utilizado bajo las premisas de la supervivencia de la información, que
puede servirte como marco (por ejemplo) para hacer transformaciones de
formato en automático a futuro.